Guardas cajas de facturas y tickets «por si Hacienda los pide». Ocupan, se borran y nunca encuentras el que buscas. La duda es razonable: ¿puedes deshacerte del papel sin meterte en un lío?
La respuesta rápida
Sí, puedes, si digitalizas bien. Tienes obligación de conservar tus facturas durante varios años por si la Administración las revisa, pero la ley admite conservarlas en formato digital. Cuando la digitalización está certificada —como la que hace la app de Holded al fotografiar un ticket—, la copia digital tiene la misma validez que el papel y puedes dejar de guardar el original. La clave no es tirar por tirar, sino digitalizar con garantías.
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Cuántos años hay que conservarlas
Como regla general, hay que conservar las facturas al menos 4 años a efectos fiscales: es el plazo de prescripción durante el cual Hacienda puede revisar tus declaraciones, y empieza a contar desde el fin del plazo para presentar la declaración, no desde la fecha de la factura. La normativa mercantil (el Código de Comercio) eleva ese plazo a 6 años para la documentación del negocio. En la práctica, lo prudente es conservarlas 6 años, y más tiempo en casos concretos (por ejemplo, bienes de inversión). Puedes consultarlo en la sede de la Agencia Tributaria.
Qué pide la ley sobre el formato
Conservar, sí; en papel, no necesariamente
La obligación es conservar la factura y poder mostrarla si te la requieren. En ningún sitio dice que tenga que ser el papel original: una copia digital válida cumple igual.
Qué es una digitalización «certificada»
No vale cualquier foto suelta en el móvil. La digitalización certificada usa un sistema homologado que garantiza que la imagen es fiel al original y no se ha manipulado. Eso es lo que da validez a la copia y te permite prescindir del papel con tranquilidad; si no se usa un sistema así, hay que seguir guardando el original.
Por qué te interesa más allá del espacio
Un ticket de tinta térmica se borra en meses; si Hacienda lo pide dentro de dos años, puede que ya no se lea. La copia digital no se degrada, está siempre localizable y la tienes aunque pierdas el original. Conservas mejor digitalizando que guardando papel.
¿Tienes cajas de facturas que no sabes si puedes tirar? Cuéntanoslo por WhatsApp.
Cómo lo verías con nosotros
Cigarran es asesoría partner de Holded y lleva casi 50 años con la contabilidad de empresas y autónomos, así que sabe qué se puede digitalizar, cómo y durante cuánto hay que conservarlo. Puedes verlo en su perfil como partner en el directorio de asesorías de Holded. Desde Mi Contable.Online te llevamos la contabilidad sobre ese Holded y dejamos tus facturas digitalizadas con garantías, para que tú no tengas que guardar papel ni dudar. Tus números, claros y al día.
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Qué deberías esperar sobre tus facturas
- Saber qué puedes tirar. Y a partir de cuándo, sin jugártela.
- Digitalizar con validez. No una foto cualquiera, una copia que cumple.
- Tenerlas siempre localizables. Aunque se pierda o se borre el original.
Deja de acumular papel con tranquilidad
Cuéntanos cómo conservas hoy tus facturas y te decimos qué puedes digitalizar y dejar de guardar, sin riesgos. Si vienes de otra asesoría, nos encargamos del cambio sin que pierdas datos ni plazos.
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Este artículo tiene carácter divulgativo y orientativo. No constituye asesoramiento fiscal ni contable personalizado. Los plazos de conservación pueden variar según el tipo de operación; conviene revisar cada caso de forma individualizada.